15 najpomembnejših pisarniških funkcij

The pisarniške funkcije, ki prevladujejo So upravne dejavnosti, ki jih izvaja osebje podjetja, organizacije ali institucije in so potrebne za njihovo delovanje. Če se učinkovito izvajajo učinkovito, bodo rezultati veliko boljši, kot če bodo narejeni slabo.

Office Work ima običajno reden urnik od ponedeljka do petka, ki se začne ob 8 ali 9.m. in traja do 4 ali 5 p.M, čeprav se to razlikuje glede na države ali regije.

Večina pisarniških del zahteva osnovne spretnosti, kot so: ustna komunikacija s tekočino, sposobnost pisanja, arhiv in nekaj izkušenj s pisarniško opremo, kot so računalniki, fotokopirni stroji itd.

Odvisno od stopnje prevzete položaja ali odgovornosti zahteva, da ima oseba tehnično, univerzitetno ali četrto izobrazbo.

Glavne funkcije, ki prevladujejo

1- načrtovanje

To je prva in najpomembnejša naloga, saj je sestavljena iz opredelitve, kako lahko organizacijske metode in strukture prispevajo k poslovnemu načrtu.

Obstajajo tehnološka orodja, ki jim pomagajo, potem lahko te metode določijo pri nalogah med člani skupine, vendar le dobro načrtovanje lahko zagotovi, da se vse konča v poslovnem cilju.

Za splošno načrtovanje je potrebna jasna vizija podjetij in določena hierarhična raven v podjetju, vendar mora vsak član ekipe načrtovati svoje delo, da bodo lahko dosegli uveljavljene cilje in roke.

2- Prepisovanje in/ali poročila o poročanju

Naloga, ki zaseda čas tistih, ki delajo v pisarni, v kakršni koli podpori piše poročila, ki podpirajo ali podrobno opisujejo njihove funkcije, ali ki med ostalimi kolegi razlagajo podrobnosti (ozadje, napredek, rezultati, prednosti in prednosti in slabosti itd.), določenega projekta.

Ti spisi služijo tudi kot evidenca dejavnosti organizacije, ki ji pripada ta urad, za prihodnje inšpekcijske preglede ali preglede.

3- Udeležite se sestankov

Gre za sestanke med člani delovne skupine, v katerih se zamenjajo ideje o trenutnih projektih, predstavljeni so novi predlogi, predstavitve, poročila ali poročila se delijo.

Običajno imajo cilj uskladiti vse, ki so prisotni v smeri skupnega cilja, vsakemu dodelijo vloge, naloge in roke. Služijo tudi za reševanje nevšečnosti, ki so nastale pri izvajanju nalog.

Običajno imajo zelo definirano frekvenco, trajanje in dinamiko. Tudi tisto, kar se v njih pogovarja, je običajno registrirano v nekaj minutah ali minutah za vaš arhiv.

Nekatere organizacije imajo dnevne sestanke, še nekaj dni na teden, vsaka dva tedna in druge mesečno. Pogostost sestankov je odvisna od vsakega podjetja in njihovih potreb.

4- Programski sestanki

Gre za usklajevanje dnevnega reda vseh ljudi, ki morajo biti na sestanku, tako da jim uspejo sovpadati na določenem mestu in času.

To je naloga, ki je lahko pretirana, zato je zanašanje na tehnologijo lahko dobra ideja. Obstajajo aplikacije, kot je urnikOnce, ki omogočajo samodejno programiranje sestankov, ki gostom omogočajo ogled razpoložljivih datumov in izberejo urnik, ki je zanje primeren.

5- Preverite e-poštno sporočilo

To je naloga, ki lahko traja dolgo. Poročilo Adobe, objavljeno leta 2016, ki je posledica samostojne raziskave do več kot tisoč delavcev, razkriva, da v povprečju opravimo 20.5 ur vsak teden, preverite naše delovno e ​​-pošto.

E -poštna sporočila razvrščajte, preberite in odgovarjajo, je zelo pogosta oblika komunikacije in omogoča izmenjavo datotek in vtisov, povezanih z organizacijskim projektom ali postopkom.

Čeprav podjetja nenehno iščejo učinkovitejše obrazce za upravljanje pošte, obstajajo tudi aplikacije, kot so Gmailove pametne založbe.

Drug način za pospešitev te naloge je vključitev predlogov za pošto tipa ali besedil, ki jih je mogoče poslati z minimalnimi spremembami različnim prejemnikom in na različne priložnosti.

6- Upravljanje financ

To nalogo je treba zagotoviti, da denar izpolni svoj življenjski cikel pri nakupu in prodaji izdelkov in storitev; da se vsi računi pošljejo, registrirajo, plačajo in pošljejo. Seveda obstajajo pisarne, v katerih so temu namenjeni samo.

Ta dejavnost vključuje tudi ohranjanje finančnih računov in pravnih dokumentov, ki so posodobljene tako, da s pravnim okvirom ni nevšečnosti, ki zadeva zadevno organizacijo.

7- logistika

Ta funkcija zagotavlja, da se vse blago, povezano z delom podjetja, prevažajo iz skladišč in strank in kupcev. Vključuje tudi povezovanje z dobavitelji za pridobivanje surovin za izdelavo novih izdelkov.

Cilj te funkcije je zagotoviti, da ima podjetje vse, kar je potrebno za vzdrževanje proizvodnje dobrega ali storitve, ki je trženje.

8- Pozorni

V pisarni je treba odgovoriti tudi na telefon, saj gre za komunikacijo s strankami, dobavitelji in med samimi delavci. 

Čeprav se zdi preprosta naloga, zahteva določen protokol, saj je lahko glas, ki ga nekdo zunaj podjetja povezuje s podobo tega. Zato je pomembno, da se spoštujejo vljudno pravila, vzdržuje se institucionalni ton, glasnost glasu in uporabljen besedišče se moderira.

Drugo pomembno dejstvo, ki ga včasih spregledamo pri izvajanju te funkcije, je zapisovanje čim več podatkov na drugi strani telefona; To bo nahranilo kontaktno bazo podatkov podjetja in vam omogočilo spremljanje vprašanja, o kateri smo govorili med telefonskim pogovorom.

9- Arhivska organizacija

Večina nalog, ki se izvajajo v pisarni, ustvari nekaj dokumenta: račune, zapiske, minute, minute, poročila o prodaji itd.

V digitalnem ali papirju gre za količino informacij, ki zahtevajo, da ga nekdo katalogizira, vloži in zaščiti v skladu s svojo pomembnostjo za podjetje.

Natančno ta zadnja točka, ki je za zaščito informacij, je vprašanje, ki je za številne organizacije postalo glavobol, tako da orodja, protokoli in postopki, ki iščejo varnost v arhivu in prenos prenosa organizacija.

V nekaterih primerih zunanji trdi disk.

10- Distribucija pošte podjetja

Naloga, ki kljub temu, da ne potrebuje zelo visokega akademskega usposabljanja, zahteva dobro organizacijo, odgovornost in občutek nujnosti, je porazdelitev dopisovanja znotraj urada.

Skica nekega dizajna, kreditna kartica, ki jo je poslala banka, računi dobavitelja ali odzivno pismo vladnega subjekta.

11- Služba za stranke

Ta funkcija je sestavljena iz fizičnega obiskovanja strank z dvomi ali pritožbami glede izdelkov ali storitev, ki jih ponuja podjetje.

12- tiskanje in kopiranje dokumentov

Sestavljen je iz tiskanja dokumentov, ki jih je treba fizično shraniti, ali jih je treba kopije podvajati ali dostaviti delavcem podjetja.

13- intervjuji s kandidati

To je ena od nalog postopka izbire osebja. Jemljejo jih lahko posamično ali v skupini, to je, da se osredotočajo na enega samega kandidata ali več.

14- Nakup zalog in pisarniškega materiala

Pisarniški materiali so bistveni za njihovo učinkovitost. Skladišča za pisarniške materiale, črnilo za tiskalnik, embalaža ali papir morajo biti vedno na voljo, zato mora biti nekdo, ki je zadolžen za njihovo vodstvo.

15- Upravne funkcije

Administrativna prizadevanja so bistvenega pomena za ohranitev stabilnosti in lahko dosežejo uspeh v svojih podjetjih. Če se zavedate pravnih vprašanj, papirologije in drugih birokratskih parcel, so nekatere od teh funkcij.

Reference

1. Audra Bianca (S/F). Nasveti za pisarniško organizacijo in načrtovanje. Okrevano od: malega poslovanja.Chron.com.
2. Biz trend (2015). 7 pisarniških nalog, ki se lahko in avtomatizirajo. Okrevano od: je.SBA.Gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Koliko ur svojega življenja ste zapravili na delovnem e -pošti? Preizkusite naš depresivni kalkulator. Okreval od: Washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Seznam delovnih mest, ki delajo v pisarni. Okrevano od: Delo.Chron.com.
5. Kaj počne pisarniški asistent. Okreval od učenja.org.
6. Kaj točno počnejo ljudje na pisarniških delovnih mestih. Okrevano od: Reddit.com.