Preoblikovanje procesa

Kaj je ponovna inženiringa procesa?

The Preoblikovanje procesa Gre za strategijo poslovne administracije, ki se osredotoča na analizo delovnih tokov in poslovnih procesov organizacije, da bi dosegli znatno izboljšanje svoje uspešnosti, produktivnosti in kakovosti.

To je praksa premišljevanja in preoblikovanja načina opravljanja dela, da bi bolje podprli poslanstvo organizacije in zmanjšali stroške. Poslovni proces se nanaša na nabor medsebojno povezanih nalog ali dejavnosti, ki se izvajajo za dosego določenega rezultata.

Začnite z oceno poslanstva organizacije, strateškimi cilji in potrebami strank. Postavljena so temeljna vprašanja, na primer, da morate na novo določiti misijo? So strateški cilji usklajeni z misijo? Ki so stranke?

Vrste Preoblikovanje procesa

Obstajajo tri različne vrste procesov, ki ponovno inženiring, ki jih lahko začne katero koli podjetje:

Ponovno inženiringa za izboljšanje stroškov

Ta vrsta ponovnega inženiringa lahko podjetje pripelje do izjemnih znižanja stroškov procesov, ki niso temeljni, bodisi radikalno spreminjajo te procese ali jih celo popolnoma odpravijo.

To presega tisto, kar je mogoče doseči z običajnimi napori, ki se izvajajo za zmanjšanje stroškov.

Ponovno inženiringa, da bi bil bolj konkurenčen

S prizadevanjem te vrste ponovnega inženiringa se želimo poglobiti v glavnih procesih, ki se proizvajajo v podjetju.

To naj bi postalo najboljše v svojem razredu, na ravni svetovne kategorije, hkrati pa je konkurenčna enakovrednost dosežena s podjetji, ki v preteklih časih postavljajo pravila in vzpostavijo norme industrije.

Ponovno inženiringa za radikalno točko inovacij

S to vrsto ponovnega inženiringa želimo najti in izvajati radikalne točke inovacij, spremeniti obstoječa pravila in določiti novo opredelitev najboljšega razreda za vsa podjetja, ki poskušajo postati.

Modeli Preoblikovanje procesa

ADKAR MODEL

Model se osredotoča na element sprememb ljudi, zlasti na to, kako zagotoviti, da zaposleni vpleteni podpirajo in ustvarijo spremembo.

Po tem se model premakne, da bi pogledal poslovno razsežnost in se osredotočil na prepoznavanje potrebe po spremembah, ciljih, ki jih je treba izpolniti, tako, kot bodo dosegli te cilje, in časovno lestvico, v kateri bo dokončana.

Tako podjetja kot osebje je treba pridno skrbeti za izvajanje uspešne strategije sprememb. Obstaja pet ključnih korakov za zagotovitev podpore zaposlenim.

Zavedanje

Zaposleni se morajo zavedati, kaj natančno se dogaja in zakaj je to potrebna. Če se zaposleni tega ne zavedajo, lahko izgubijo motivacijo in smer v okviru strategije.

Lahko vam služi: Deming Circle: stopnje, prednosti, slabosti in primer

Vodstvo ima ključno vlogo za zagotovitev, da se zaposleni v celoti seznanijo z vsakim elementom postopka spremembe.

Želja

Podpora strategije sprememb bi morala seveda izvirati od zaposlenih. Namesto da bi spremembo prisilili na zaposlene, vključno z vizijo in razvojem projekta, bo zagotovila njihovo podporo končnemu rezultatu.

Znanje

Preoblikovanje bo verjetno prineslo spremembo rutine in spretnosti zaposlenih, pa tudi splošno spremembo organizacije.

Zaradi tega bi morali zaposleni prejeti popolno podporo za pridobitev in razvoj teh veščin.

Sposobnost

To znanje je treba razviti, vendar se lahko zgodi le, če imajo posamezniki potrebno sposobnost.

Booster

Postopek sprememb in nagrad za posameznike, ki spreminjajo svoje metode. To zagotavlja, da se zaposleni upirajo skušnjavi, da bi padli nazaj v stare navade.

Mostov mostov prehodni model

Glavna moč modela je, da se osredotoča na prehod, ne pa na spremembe. Razlika med njimi je subtilna, vendar pomembna.

Sprememba je nekaj, kar se zgodi z ljudmi, tudi če se z njim ne strinjajo. Po drugi strani je prehod tisto, kar se zgodi v glavah ljudi, ko gredo skozi spremembe.

Sprememba se lahko zgodi zelo hitro, medtem ko se prehod običajno pojavi počasneje.

Model izpostavlja tri prehodne faze, ki jih ljudje doživljajo, ko doživijo spremembo. To so:

- Odpoved, izgubo in spuščanje.

- Nevtralna cona.

- Nov začetek.

Bridges pravi, da ljudje gredo skozi vsako stopnjo v svoj ritem. Na primer, tisti, ki se s spremembami počutijo udobno, bodo verjetno hitro napredovali na tretjo stopnjo, drugi pa bodo ostali v prvi ali drugi stopnji.

Faze Preoblikovanje procesa

Preoblikovanje poslovnih procesov ni lahka naloga. Če se vsaka od faz uspešno izvede, poskusi sprememb ne morejo uspeti.

1. Prepoznati in sporočiti potrebo po spremembah

Preiskava je treba opraviti. Kateri procesi ne bi mogli delovati? Je konkurenca boljša ali slabša od podjetja v nekaterih pogledih?

Po vseh informacijah je treba razviti zelo popoln načrt z udeležbo voditeljev različnih oddelkov.

Vodstvo bo moralo odigrati vlogo prodajalca. Morate prenašati veliko vizijo sprememb in pokazati, kako bo pozitivno vplivalo tudi na zaposlene v najnižjo kvalifikacijo.

Vam lahko služi: ponudba portfelja

2. Zberite strokovno ekipo

Kot pri vsakem drugem projektu tudi procesno predelavo potrebuje ekipo visoko usposobljenih in motiviranih ljudi, ki bodo sprejeli potrebne ukrepe. V večini primerov ekipo sestavljajo:

Višji manager

Ko gre za pomembno spremembo, potrebujete nadzor nad nekom, ki lahko sprejema odločitve in s kom, s katerim se lahko obrnete na neposredno stik.

COO

Nekdo, ki pozna zaplete postopka. Tam posega vodja operacij, ker je sodeloval s procesi in da bi lahko prispeval k njegovemu ogromnemu znanju.

Strokovnjaki za predelavo

Potrebni bodo ustrezni inženirji. Procesi ponovnega inženiringa bodo morda potrebovali izkušnje na več različnih področjih, od vas do proizvodnje.

3. Poiščite neučinkovite procese in določite ključne kazalnike uspešnosti (KPI)

Določiti je treba pravilne KPI. KPI se običajno razlikuje glede na postopek, ki se optimizira.

Potem je treba upoštevati procese posamezno. Najlažji način za to je preslikavo poslovnih procesov.

Veliko lažje je, če imate vse v pisanju korak za korakom. Tu je uporaben operativni upravitelj, saj olajša opredelitev in analizo procesov.

Najosnovnejši način dela s procesi je skozi diagrame pretoka. Svinčnik in papir se sprejmejo in opazimo postopke korak za korakom.

Če imate več znanja o tehnologiji, lahko uporaba programske opreme za analizo procesov olajša vse.

4. Preoblikovati procese in primerjati KPI

Ko dosežete to točko, ni veliko za dodajanje. Kar morate zdaj storiti, je, da teorije še naprej izvajate v prakso in vidite, kako ostane KPI.

Če KPI pokaže, da nova rešitev najbolje deluje, se rešitev lahko začne počasi vzpenjati in jo sprožiti v vedno več procesov podjetja.

Primeri Preoblikovanje procesa

Ford Motors

V osemdesetih letih prejšnjega stoletja je ameriška avtomobilska industrija šla skozi recesijo. Ford si je prizadeval za zmanjšanje stroškov, da bo temeljito analiziral poslovne procese nekaterih svojih oddelkov in poskušal najti neučinkovite procese.

Opazili so, da je na računovodskem oddelku delalo več kot 500 ljudi. Na primerjalni način je v istem oddelku v svojem konkurentu Mazdi delalo približno 100 ljudi.

Čeprav je bil Ford večje podjetje, je bil določen merljiv cilj, ki naj bi zmanjšal število zaposlenih v tem oddelku le 200 ljudi.

Začeli so pobudo za ponovno inženirstvo postopka, da bi ugotovili, zakaj ima oddelek toliko osebja. Analizirali so trenutni sistem in ugotovili, da deluje na naslednji način:

Vam lahko služi: institucionalno oglaševanje: značilnosti, vrste, primeri

- Ko je nakupni oddelek napisal naročilo, je na račune poslal kopijo za plačilo.

- Nato je oddelek za nadzor materiala prejel blago in poslal kopijo dokumenta v zvezi z računi, ki jih je mogoče plačati.

- Obenem je dobavitelj poslal potrdilo za dostavljeno blago na račune, ki jih je treba plačati.

Taco Bell

Taco Bell je še enkrat ustvaril svoje podjetje in se bolj osredotočil na videz storitve in centraliziral svoje proizvodno območje.

Z ustvarjanjem programa K-Minus, zdaj mesa, koruze, fižola, solate, sira in paradižnika za njihove restavracije, pripravljene zunaj restavracije. V restavracijah so bile sestavljene samo te pripravljene sestavine, ko jih je stranka zahtevala.

Nekateri uspehi tega novega načina dela so bila večja motivacija zaposlenih, boljši nadzor kakovosti, manj nesreč, večje prihranke in več časa za osredotočanje na storitve za stranke.

Prednosti in slabosti

Prednosti

• Zmanjša stroške in čas cikla z odpravo neproduktivnih dejavnosti in zaposlenih, ki jih izvajajo.
• Izboljšuje kakovost z zmanjšanjem razdrobljenosti dela in vzpostavljanjem jasne lastnosti procesov.
• Cilj ponovnega inženiringa procesa je posodobiti zastarele procese in pogosto dati rezultate, ki prihranijo čas. Na primer, organizacija lahko odkrije, da lahko določen postopek izvedeta dva zaposlena namesto štirih.
• S spreminjanjem orientacije nalog z orientacijo procesov je stranka osredotočena. To ima prednost, da vsi nepomembni procesi hitro prehajajo v ospredje, nato pa je mogoče enostavno odpraviti ali spremeniti.
• Običajno opazimo spremembe, ki jih je opravila organizacija. Za ohranitev konkurenčnosti in zadovoljevanje potreb strank mora biti pravilno ravnati.

Slabosti

• Možno je, da se nekateri delavci ne prilagajajo spremembam in da se lahko novi dodeljeni menedžerji počutijo preobremenjene. Drugi delavci bodo zastareli, če bo njihova glavna funkcija odpravljena kot del pregleda procesa.
• Preoblikovanje procesov običajno zahteva naložbo, zlasti v tehnologijo. Zastarele metode, na primer ročno opravljanje naloge, se lahko nadomestijo z računalniškimi programi.
• Programi izboljšujejo učinkovitost in zmanjšujejo napake, vendar mora podjetje vlagati v programsko opremo in usposabljanje, drago možnost za podjetja, ki želijo takoj zmanjšati stroške.

Reference

1. Preoblikovanje poslovnih procesov (BPR): definicija, koraki, primer. Tallyfy. Vzet od: tallyfy.com.
2. Preoblikovanje poslovnih procesov (BPR). ToolShero: Vzeto iz: ToolShero.com.