Funkcije sekreta

Med glavnimi Funkcije sekreta Poudarjajo dnevni red, se udeležujejo javnosti in upravljajo z zaupnimi informacijami. To je oseba, ki je odgovorna za opravljanje nalog upravne pomoči v pisarni.

To stališče lahko izvaja moški ali ženska, čeprav je najpogosteje, da ga vadi ženska. Običajno so zadolženi za zaupne zadeve ljudi z nekaj hierarhije v podjetju, kot so direktorji, vodje, predsedniki. Ki jih spremeni v desno roko izvršnega direktorja, za katero delajo.

Če je podjetje majhno, je največja delovna obremenitev tajnika povezana z osnovnimi pisarniškimi nalogami.

Nekatere države na svetu posvetijo poseben dan v letu, da se zahvalijo in proslavijo svoje delo. Na primer, v Kolumbiji, Peruju in Mehiki je dan sekretarja 26. aprila, v Venezueli pa 30. septembra.

Glavne funkcije sekreta

Delo tajnika je, da podpre svojega šefa, da v celoti upošteva svojo vlogo v organizaciji, brez zamud ali motenj.

Čeprav narava podjetja vpliva na vrsto dela, ki se zahteva od sekretarja, bi lahko rekli, da so njegove glavne funkcije:

1- Upravljanje dnevnega reda

Odgovornost sekreta je, da na tekočem z dnevnim redom osebe, za katero dela. Tam morate odražati vse svoje delovne zaveze in včasih osebne.

Prav tako morate hraniti podatke vseh oseb in institucij, s katerimi mora biti vaš delodajalec povezan.

Dnevni red tajnika običajno služi kot operativni dnevnik izvršnega direktorja, za katerega dela.

2- Pozornost javnosti

Pozornost javnosti je ena najbolj temeljnih nalog, ki jo mora opraviti sekretar. Morate odgovoriti na klice in zapisovati njihov razlog, pa tudi vse tiste podatke, ki omogočajo vašemu delodajalcu za spremljanje zadeve.

To je tudi oseba, ki sprejema obiskovalce v pisarni. Zato je pomembno, da sekretar vzdržuje sliko glede na korporativno podobo delovnega mesta.

Njegova vloga ni samo pozdraviti in narediti obiskovalce prijazno, ampak daje tudi prva navodila in smernice o organizacijski kulturi in notranjih procesih podjetja.

3- Upravljanje dokumentov

Poleg tega, da je oseba, ki sprejema in upravlja dopisovanje svojega šefa, sekretar piše, bere, odziva in arhivi.

V ta namen je treba obravnavati nekatere aplikacije programska oprema ki vam omogočajo pripravo več okretnosti in hitro takšne dokumente.

Specifičnost teh kompetenc bo odvisna od vrste dela, ki se zahteva na področju, na katerem deluje.

Sekretarka obravnava kontaktno bazo svojega šefa in vloži pisno dopisovanje, pa tudi zapisnike za skupščino in druge interesne dokumente v pisarni.

To je sekretar, ki običajno upošteva zadeve, o katerih se razpravlja na pomembnih sestankih.

4- Občutljivo upravljanje informacij (notranje in zunanje)

Med funkcijami, ki razlikujejo dobrega sekreta.

Na primer, morate imeti nadzor nad pravnimi dokumenti, ki jih lahko kadar koli zahtevajo vladni primeri.

Lahko imate tudi dostop do informacij o okolju ali katerega koli akterja, povezanega s podjetjem. Te informacije je treba upravljati na diskreten, učinkovit in pravočasno.

5- Organizacijska organizacija

Sekretar mora med drugim upravljati in obdržati opremo in pisarniško pohištvo: telefoni, fotokopiri, tiskalniki, projektorji, pohištvo, filingrerje.

To je tisti, ki nosi nadzor nad popisom vložkov in pisarniške opreme. Prav tako hrani fizične in elektronske datotečne sisteme, tako da so informacije enostavno na voljo, kadar je to potrebno.

Sekretarka mora imeti čist in organiziran delovni prostor, saj so običajno prve stvari, ki jih ljudje zunaj podjetja vidijo, ko vstopajo.

6- Priprava predstavitve

Običajno mora izvršni direktor predstaviti svoja poročila v obliki predstavitev, ki informacije nadaljujejo in hierarhizirajo. Za to nalogo običajno prosi za pomoč pri svojem sekretarju.

Oseba v sekretariatu mora zagotoviti, da informacije, ki se pojavljajo, pravilno odražajo podatke, ki jih vaš šef želi deliti.

Pozorni mora biti tudi, da gre za predstavitev brez črkovalnih napak in da je skladna z grafično identiteto podjetja.

7- Upravni nadzor

Sekretarka je tudi odgovornost, da se zaveda, da so izpolnjene politike in postopke, ki so potrebni za skrb za premoženje podjetja ali institucije, v katerih služi.

Glede na hierarhično raven svojega šefa lahko sekretar potrdi natančnost podatkov, ki odražajo podrobnosti proračunskih operacij.

Sekretar se mora ukvarjati s nadzorom upravljanja in pravilno upravljanje virov v uradu.

8- Organizacija za razseljevanje

Če mora šef veliko potovati po delovnih zadevah, bo imel sekretar, da organizira vse, kar je povezano z razseljevanjem. Od pridobitve vozovnic za vlak ali letalske vozovnice, nastanitev ali najem voznika ali lokalnega vodnika.

9- Komunikacija z drugimi oddelki

V mnogih primerih je sekretar odgovoren za distribucijo ali prejemanje informacij od drugih oddelkov, preden gredo prek svojega šefa. S tem se izogibajte svoji nadrejenosti dela, saj lahko sintetizira najpomembnejše potrebe in tistim, ki potrebujejo več nujnosti.

Virtualni sekretar

Z porastom spletnih del se pojavi številka sekretarjev na spletu ali virtualne pomočnike.

Ti sekretarji opravljajo večino zgoraj opisanih nalog, vendar na daljavo. V teh primerih sekretarji zaračunavajo svoje storitve na uro ali s projektom.