Funkcijske enote, struktura, pomen

The dopisovalna enota To je delovna postaja, ki sprejema, razvršča, beleži in distribuira notranje in zunanje komunikacije ter dokumente za vse člane organizacije med različnimi oddelki. Njegov cilj je zagotoviti, da se dostavljajo svojemu prejemniku učinkovito, hitro in v najboljših pogojih.

Zasebne in javne korporacije ali korporacije izvajajo ta program upravljanja dokumentov, da pospešijo postopke nadzora dopisovanja. Gre za postopek, ki je vključen v organizacijsko dinamiko in omogoča doseganje ciljev podjetja.

Dopisovna enota pazi na učinkovito in hitro posredovanje informacij v podjetju. Vir: Pixabay.com

Od starega arhiva do digitalne dobe ima način organizacije tega oddelka namenjen enostavnemu dostopu do dokumentarnih informacij, ki vas zanimajo, in varovanja kontrolnih evidenc, datotek, postopkov in celotne zgodovine družbe v podjetju In v fizična in/ali digitalna oblika.

Trenutno obstajajo razviti programski program za pospeševanje upravljanja dokumentov, kar je pozitivno vplivalo na okoljsko okolje, saj fizična datoteka ponavadi izgine in se izogne ​​porabi papirja.

Prav tako je dostava ali sprejem dopisovanja bolj dinamična in pospešena skozi intranet in ekstranet.

[TOC]

Funkcije

Enota za dopisovanje ima posebne funkcije, namenjene dokumentiranju, organiziranju in distribuciji na učinkovit način dopisovanja, ki vsebujejo informacije, ki so povezane s podjetjem ali storitvijo.

Med posebnimi funkcijami dopisovanja so naslednje:

- Nadzirajte vnos in izhod dokumentov.

Vam lahko služi: 10 najbolj priljubljenih Jaliscovih legendov

- Distribuirajte komunikacije na ustrezna področja.

- Obdelati dopisovanje in komunikacije, ki se ustvarjajo interno in zunaj.

- Digitalize Documents.

- Naročite, razvrstite in opišite dokumente dokumentarnega sklada družbe.

- Ohrani in nadzorujte dokumentarno proizvodnjo.

- Dodelite zaporedne številke dopisovanju, ki se proizvede ali prejme (sevanje).

- Izberite dokumente in komunikacije, ki jih je treba konzervirati, in jih prenesti v centralni arhiv.

Struktura

Dopisovna enota je organizirana glede na velikost in značilnosti podjetja ali institucije. Običajno je odvisno od sedeža, ki se deli na dve podenoti: en vhod in en izhod.

Vsaka podenota ima posebne funkcije, usmerjene v upravljanje in nadzor nad vsem, kar ima povezavo z notranjo in zunanjo dopisovanje. Ta vrsta enot strukturiranja na naslednji način:

Vodstvo

Določite predpise in politike, ki racionalizirajo, normalizirajo in urejajo proizvodnjo dokumentov, metode distribucije, pošiljanje in sprejem korespondence ter naloge članov oddelka. To pomeni, da usklajeno ustvarjajo postopek upravljanja z dokumenti in arhivom ter njeno učinkovito sistematizacijo.

Dopisni podenota

Odgovoren je za izvajanje metod distribucije in nadzora na področju upravljanja dokumentov na podlagi politik in predpisov, ki jih je določila družba. To je razdeljeno na:

Vpisna korespondenca

To so dokumenti, ki prispejo in so namenjeni različnim oddelkom institucije. Na tem področju so prejeti dokumenti. Preden zatesnite skladnost sprejema, je treba preveriti, da:

- So res za institucijo ali podjetje.

- Zadeva je institucija ali družbi lastna.

- So pravilno zaprti in podpisani.

Vam lahko služi: piktografsko pisanje: izvor, značilnosti in primeri

- Priloge, če obstajajo, so popolne. Če niso, mora biti zahtevek takoj vložiti oddajalcu pisne ali ustne oblike.

- Tesnilo podenote z datumom in časom sprejema je.

Nadzor in dostava

Nato dokumente razvrstimo tako, da simbol, ki ustreza oddelku. Registracija je narejena v skladu z glavnimi podatki o nadzoru, kot datum sprejema, oddelku, na katerega je namenjena.

Po tej fazi dokumentacije in razvrstitve se porazdelitev nadaljuje, ki je sestavljena iz izdelave vsakega oddelka ali odvisnosti od dopisovanja. Omenjeni oddelek bo nadaljeval s potrditvijo prejetih in skladnosti.

V primeru, da je ugotovljeno, da dokument ni namenjen instituciji ali ni v njegovem tekmovanju.

Izhodna korespondenca

To področje je odgovorno za prejemanje dopisovanja in dokumentov iz vsakega od oddelkov družbe ali institucije in njihovo organiziranje na podlagi njihovega cilja. Ko bo potrdil naslednje, bo opravil pisarno na ustreznih cestah:

- Dokumenti morajo biti zapisani v institucionalnem prispevku.

- Dokumenti morajo biti podpisani (tako original kot kopija).

- Priloge morajo biti priložene.

- Podatki prejemnika in naslova morajo biti pravilni.

- Zapis nadzora in izstopa se mora prikazati z datumom in kodo.

Po pregledu in odobritvi podatkov in značilnosti, ustanovljenih za pošiljanje, nadaljujte z dodelitvijo dokazila o sprejemu.

To območje prevzame odgovornost za odpremo in dostavo destinacijam, potem ko jih razvrsti v skladu s cesto (po pošti osebno ali neposredno prek izmenjave, med drugim).

Lahko vam služi: Atacames Culture

Ovojnice bodo označene in dokumente, ki jih vsebujejo pri dostavi ali računih, v skladu s potjo, po kateri bodo identificirani. Kopiranje prejema morate vrniti kopijo zapečatenih in podpisanih dokumentov.

Končno so arhivirani v abecednem, številčnem, tematskem ali kronološkem zaporedju, da izvedejo registracijo izhoda in vzpostavijo nadzor.

Pomembnost

Dopisniška enota je občutljivo in visoko zaupno območje. Odvisno je od tega, da se odnosi in komunikacije znotraj in zunaj institucije izvajajo učinkovito in pravočasno.

Pomen dopisovanja temelji na dejstvu, da je to tisto, ki mora zagotoviti ohranitev, skrbništvo in ohranjanje dokumentov, ki predstavljajo spomin institucije ali podjetja.

Glavni cilj je zagotoviti dostop do pisnih informacij, ki se obravnavajo znotraj subjekta.

Reference

1. "Dopisniška enota" na Univerzi v Santiago de Cali. Pridobljeno 8. julija 2019 na Univerzi v Santiago de Cali: USC.Edu.co
2. Gutiérrez, e. "4 korake za pravilno oblikovanje in pravilno organiziranje datotek vašega podjetja" niso dokumenti. Pridobljeno 8. julija 2019, to niso prispevki: USonpapeles.com
3. Escobar, c. "Organizacija dokumentov" v dejavnostih. Pridobljeno 8. julija 2019 iz dejavnosti: blogspot.com
4. "Notranja uredba o datotekah in dopisovanju" v nacionalnih gasilcih Kolumbije. Pridobljeno 8. julija 2019, Nacionalna gasilska enota za Kolumbijo: Gasilci.Miniterijnik.Gov.co
5. „Dopisovalne in arhivske enote v zveznem javnem sektorju„ Inštitut za tehnološke in višje študije v Monterreju. Pridobljeno 9. julija 2019 na Inštitutu za tehnološke in višje študije v Monterreyu: ITESM.mx