Izvršni sekretar

Izvršni sekretar je tisti, ki podpira visoko usmerjene direktorje podjetja

Kaj je izvršni sekretar?

The Izvršni sekretar To je delo ali poklic, ki služi za zagotavljanje največje podpore zaposlenim v podjetju ali organizaciji. To bo tisti, ki bo organiziral in vzdrževal urnik vodstvenih delavcev in jim pomagal pri izvajanju najrazličnejših administrativnih nalog.

Cilj je prispevati k splošni učinkovitosti podjetja z zagotavljanjem, da bodo vse dodeljene naloge opravljene pravočasno in učinkovito.

Sekretar je oseba, ki nudi administrativno podporo in lahko izvaja naloge, kot so pisanje in arhiviranje, odgovarjanje na telefon in prenos sporočil.

Izvršni sekretar ali upravni asistent dela tudi nekatere od teh dejavnosti poleg usklajevanja urada, raziskav izdelkov, interakcije z dobavitelji, zahtevo za izdelke in ustvarjanje baze podatkov.

Običajno izvršilni sekretarji prejemajo višje plače kot sekretarji, ker opravljajo funkcije na visoki ravni in pospešujejo produktivnost pisarne. Lahko zasedejo ta položaj tako moški kot ženske.

Profil izvršnega sekretarja

- Diplomiral za poslovno upravo ali sorodna področja.

- Izkušnje, dokazane kot izvršni sekretar ali podobna upravna vloga.

- Bodite kompetentni pri upravljanju Microsoft-OFFFICE na celostalni način in v programski opremi "Back-offfice", na primer ERP Systems.

- Globoko znanje o upravljanju pisarn in osnovnih računovodskih postopkov, pa tudi ustreznega tehničnega besedišča, ki se obravnava v industriji.

- Poznavanje osnovnih raziskovalnih metod in tehnik predstavitve poročil.

Vam lahko služi: strukturna sprememba: koncept, značilnosti, primeri

- Odlične veščine upravljanja časa in upravljanja časa.

- Izjemne komunikacijske in pogajalske veščine.

- Integriteta in zaupnost.

- Pokažite hitrost in sposobnost tako pri upravljanju s časom kot v večopravilnosti (večopravilnost).

Potrebne spretnosti

- Izvršni sekretarji morajo biti učinkoviti v osnovne spretnosti na primer pisanje, slovnico, črkovanje in ločila ter izkušnje z uporabo pisarniške opreme in programske opreme, kot so obdelava besedila, preglednice in grafika.

- Morajo imeti odlične spretnosti za Upravljanje časa in sposobnost učinkovitega izpolnjevanja različnih odgovornosti.

- Potrebuje tudi druge lastnosti, kot so dobra presoja, diplomacija, diskrecija in Sposobnost reševanja težav avtonomno.

- Potrebujejo trdno Komunikacijske sposobnosti Če želite komunicirati z javnostjo, napišite poročila in pregledate publikacije.

- Vem Bodite pozorni Kaj pravijo drugi ljudje, si vzamejo čas za razumevanje točk, ki se postavljajo, in postavljajo vprašanja, kot je primerno in ne prekinejo neprimernih trenutkov.

- Popolno razumevanje pisnih molitev in odstavkov V dokumentih, povezanih z delom.

- Jasno komunicirajte Z drugimi ljudmi, da bi informacije učinkovito prenašali.

- Imeti a Učinkovita pisna komunikacija, kot najbolj primerno za potrebe občinstva.

- Razviti morajo kritično razmišljanje, Uporaba logike in sklepanja za prepoznavanje prednosti in slabosti alternativnih rešitev, zaključkov ali pristopov k težavam, ki nastanejo.

- Biti sposoben prevzeti a proaktivno učenje, Razumeti posledice novih informacij za reševanje problemov in trenutno odločanje.

Vam lahko služi: neposredno delovno silo

- Biti sposoben pregled in oceno lastna uspešnost in uspešnost drugih ljudi ali organizacij, da bi izboljšali ali sprejeli korektivne ukrepe.

Funkcije izvršnega sekreta

- Izvršni sekretar je lahko odgovoren za majhno polje in računovodstvo, lahko pa tudi upravlja proračun.

- Postavke lahko objavite na spletnem mestu, čeprav lahko tudi oblikujete in upravljate spletno mesto.

- Vnos podatkov lahko naredite v preglednico, ki jo je zasnoval, in ki jo uporablja za poročanje o funkcijah.

- Izvršni sekretar lahko nadzira upravno osebje. Pogosto obvešča izvršnega direktorja in lahko podpre enega ali več direktorjev na visoki ravni.

Odgovornosti

Pozornost na vodstvene delavce

- Ohranite urnik vodstvenih delavcev in pomagajte pri načrtovanju imenovanj, sestankov upravnega odbora, konferenc itd.

- Udeležite se sestankov, da naredite minute in sestanke, nato pa jih sestavite, prepišete in distribuirajte.

- Naredite vse potovalne ureditve za vodstvene delavce: Nakup prehodov, rezervacija hotela, dostavo, upravljanje in pregled ustrezne dokumentacije itd.

- Izvedite zaupane preiskave, zbirate podatke in pripravite dokumente ali poročila za obravnavo in predstavitev vodstvenih delavcev, odborov in upravnih sklepov, kot je bilo dodeljeno.

- Obvladujte zaupne dokumente in tako zagotovite, da ostanejo zaščiteni in varni.

Notranja in zunanja interakcija

- Sprejmite in filtrirajte telefonske klice, jih preusmerite na ustrezno osebo, kadar je to primerno.

- Ročaj, določite prednost in distribuirajte vso dohodno ali odhodno dopisovanje (e -pošta, črke, fakse, paketi itd.), branje in analiza memorandumi, predstavitve in dohodnih poročil, da se ugotovi njihov pomen in načrtuje njihovo distribucijo.

Lahko vam služi: industrijsko gospodarstvo: koncept, pomen, primer Mehike

- Pripravite odgovore na dopisovanje, ki vsebuje rutinska posvetovanja.

- Nadzirajte uporabo pisarniških potrebščin in se pogajajte o pogojih z dobavitelji, da zagotovite, da so naročila bolj donosna.

- Se v imenu vodstvenih delavcev, odborov in upravnih odborov srečujejo s posamezniki, posebnimi interesnimi skupinami in drugimi.

- Dobrodošli obiskovalci in ugotovijo, ali jim je treba omogočiti dostop do določenih določenih ljudi.

Administrativna podpora

- Ohranite elektronske in papirnate evidence, s čimer zagotovite, da bodo informacije organizirane in lahko dostopne za hitro obnovo.

- Pripravite račune, poročila, pisma, računovodske izkaze in druge dokumente z uporabo programske opreme za obdelavo besedila, preglednic, baz podatkov in/ali predstavitvah, ki zagotavljajo tudi ustrezno pomoč pri računovodstvu.

- Izvajati splošne pisarniške naloge, kot so vzdrževanje administracijskih sistemov in izvajanje osnovnih računovodskih del.

- Koordinirajte in neposredno pisarniške storitve, kot so evidence in priprava proračuna, za pomoč vodjem.

- Vzpostavite in nadzirate upravne politike in postopke, tako za pisarne kot za zaposlene v organizaciji.

- Preglejte operativne prakse in postopke, da ugotovite, ali je mogoče izboljšati na področjih, kot so postopki dela, poročanje ali stroški.

- Nadzirajte in usposabljajte drugo upravno osebje.

Reference

1. Izvedljivo. Opis delovnega mesta izvršnega sekreta. Vzeti iz virov.Izvedljivo.com.
2. Hrvillage. Opis delovnega mesta izvršnega sekreta. Vzeti iz hrvillage.com.
3. BSR. Odgovornosti izvršnega sekretarja. Vzeti iz Beastsampleresume.com