Kakšen je življenjski cikel dokumentov?

On Vitalni cikel dokumentov Sestavljen je iz zaporedja stopenj, skozi katere datoteka potuje skozi celotno življenje. Te faze segajo od ustvarjanja dokumenta skozi vse njegove uporabe in sprememb, dokler ga ne uničijo ali trajno vložijo.

Koncept življenjskega cikla dokumentov je bil ustvarjen v ZDA po drugi svetovni vojni. To je upoštevalo potrebo po iskanju ustreznega načina za upravljanje številnih datotek, ki so se nabrale.

Vir slike: Wikimedia.org.

Vsaka disciplina drugače obravnava življenjski cikel dokumentov, ob upoštevanju njegovega pristopa in narave datoteke. Na primer, življenjski cikel pravnega dokumenta ima lahko različne faze kot tiste, ki imajo akademski dokument.

V vsakem primeru je treba upoštevati čas, ki ga je treba hraniti, kako shraniti dokument ali kakšna bi morala biti njena pravilna uporaba. Podobno obstajajo tudi različni pristopi v fazah njegovega življenjskega cikla.

Na primer, lahko obstajajo dokumenti brez kakršne koli vrednosti za podjetje ali vladni subjekt zaradi svoje antike. Vendar imajo te iste datoteke lahko visoko zgodovinsko vrednost za muzej.

Druga temeljna razlika je tisto, kar obstaja med analognimi in digitalnimi dokumenti. Čeprav je pomen v vsebini dokumentov, obstoj digitalnih arhivov pomeni posebnosti v njihovi manipulaciji in v fazah njihovega življenjskega cikla.

Tri starosti dokumentov

Slika: SlidePlayer

Leta 1972 je zgodovinar Carlos Wyffels predlagal teorijo treh starosti. V skladu s tem so dokumenti predmeti, ki imajo pomemben postopek, ki se njihova uporaba spreminja.

Vam lahko služi: 10 tradicij in običajev Zacatecas najbolj priljubljenih

Na splošno imajo dokumenti intenzivno uporabo takoj po ustvarjanju in za določen čas. Vendar se sčasoma ta uporaba zmanjša do trenutka, ko se popolnoma ustavi, bodisi zato, ker so arhivirani ali uničeni.

Po Wyffelsu je ta cikel, s katerim se izvajajo vsi dokumenti, razdeljen na tri starosti: upravno ali aktivno starost, vmesno ali pol -aktivno starost in neaktivno ali zgodovinsko starost.

Administrativna ali aktivna starost (datoteka upravljanja)

Se nanaša na aktivno obdobje dokumenta. Začne se v času ustvarjanja in gre skozi različne faze, s katerimi se posvetuje, prenaša in pogosto deli.

Na primer, upravna doba vozovnice za javne storitve se začne, ko se ustvari. Nato se nadaljuje z omejenim časom: medtem ko pošlje pošlje ali pošlje po e -pošti, ob posvetovanju in ko plača.

Vmesna ali polaktivna starost (centralni arhiv)

To je tisto obdobje, v katerem je dokument izgubil uporabnost, za katero je bil ustvarjen. Zato nima tako aktivne uporabe kot v administrativni dobi. Vendar je ohranjen in se z njim lahko redek posvetujemo.

Na primer, vmesna starost vozovnice za storitve se začne, ko je po plačilu vložena v mapo. Zelo verjetno je, da se ne bo nikoli več posvetoval.

Pol -aktivna življenjska doba dokumentov je lahko spremenljiva glede na vrsto dokumenta in glede na kontekst. Pravni dokument ima lahko na primer aktivno življenje obsežnejše od vozovnice za javne storitve.

Lahko vam služi: moški: izvor, značilnosti, razlike s feminizmom

Neaktivna ali zgodovinska starost (zgodovinski arhiv)

Se nanaša na končno obdobje datotek. Vendar pa vse datoteke nimajo istega cilja. Glede na njihovo naravo jih je mogoče spremeniti v zgodovinsko ali uničiti.

Zgodovinski arhivi so tisti, ki imajo kulturno ali raziskovalno vrednost. Zato so v tej fazi nabavljajo metode ohranjanja, ki jih ohranjajo na najmočnejši možni način.

Stopnje vitalnega cikla dokumentov

Teorija treh starosti na splošno vzpostavlja temeljne faze, ki jih izvajajo vsi dokumenti. Vendar pa obstajajo tudi druge bolj specifične faze, ki opredeljujejo uporabnost in manipulacijo z dokumenti.

Stopnje, skozi katere se izvaja dokument, so odvisne od njegove vrednosti, njegove uporabe in konteksta. V skladu s temi značilnostmi je določeno, katere faze morajo skozi in kakšne so tehnične in upravne določbe za vsakega od njih.

To je nekaj glavnih stopenj, skozi katere dokument prehaja skozi celotno življenjsko dobo:

1-ustvarjanje: Sestavljen je iz ustvarjanja dokumenta, bodisi v tiskani bodisi digitalni obliki.

2-Sladkost: Glede na obliko, v kateri je dokument ustvarjen, je shranjen fizično ali digitalno. V nekaterih primerih je upoštevana tudi faza digitalizacije, ko je del postopka.

3-kategorizacija: Nanaša se na organizacijo, razvrstitev ali indeksiranje dokumentov v skladu s parametri, določenimi v vsakem kontekstu.

4-transferenca: se nanaša na pošiljko in/ali dostavo dokumenta glede na njegove značilnosti. V današnjem času se lahko to nanaša na dostavo s fizično pošto ali e -poštno dostavo, kot je primer.

Lahko vam služi: Alebrije: izvor in vrste te mehiške umetnosti

5-distribucija: Ta faza se nanaša na dokumente, ki so za javno uporabo ali nujnost, zato jih je treba po ustvarjanju razkriti določeni skupini ljudi.

6-sodelovalna uporaba: Trenutno lahko datoteke uredite za skupno uporabo in urejanje. Ta faza je nedavnega videza in velja izključno za digitalne dokumente.

7-konvoracija: Se nanaša na tisto fazo, v kateri so dokumenti razporejeni z namenom, da se z njimi. Med tem postopkom so določbe o varnosti in/ali dostopnosti zelo pomembne, odvisno od javnosti, ki naj bi do informacij dostopala.

8-Archivado ali uničenje: To je zadnja faza v življenjskem ciklu vseh dokumentov. Ustreza trenutku, ko se odloči, ali ima zadostno zgodovinsko vrednost, da se lahko ohrani ali nasprotno, uničen je.

Viri

1. Darmouth College. (S.F.). Življenjski cikel dokumenta: definicije, podporne tehnologije in aplikacije. Okreval od: Dartmouth.Edu
2. González, l. (2015). Vitalni cikel dokumentov: 3 teorija starosti. Okrevano od: bibliopos.je
3. Larrivee, b. (2013). Kaj je življenjski cikel upravljanja z elektronskim dokumentom? Obnovljeno od: DocumentMedia.com
4. Rouse, m. (S.F.). Lifecle dokumenta. Okreval od: kaj.TechTarget.com
5. Yebra, m. (2016). Življenjski cikel dokumenta - Španski arhivski sistem. Okrevano od: Normadat.je.