Priročnik za postopke

Pojasnjujemo, za kaj je priročnik za postopke podjetja, za kaj je to in dajemo več primerov

Kakšen je priročnik za postopke podjetja?

On Priročnik za postopke podjetja To je pisni dokument, ki korak za korakom navaja navodila, kako dokončati delovno nalogo ali kako se spoprijeti z določeno situacijo, ko se pojavi na delovnem mestu. Vsebuje najboljše prakse podjetja in opise glavnih poslovnih procesov.

Ta priročnik vsebuje tudi metode in standarde o tem, kako se pričakuje, da bo delo opravljeno. Ustvarjanje priročnika za postopke omogoča, da se podjetje usmeri k rasti, poenostavi usposabljanje in olajša njegovo sposobnost plezanja.

Ta priročnik je lahko mapa s tremi merilniki, mapa v skupnem omrežju omrežja ali samodejna različica, objavljena na spletu, z uporabo a programska oprema Upravljanje postopkov. Vsakdo mora razumeti, kaj je sestavljen priročnik za postopek in kje lahko najdete, ko ga nekdo potrebuje.

Pisanje priročnika za postopek zahteva, da se koraki, vključeni v kateri koli določen postopek. Ko podjetje raste, bodo potrebni novi postopki. Priročnik za postopke se lahko šteje tudi za knjižnico postopkov.

V ročnih primerih so primeri postopkov, ki jih je mogoče uporabiti kot model za nove operativne postopke. Vsi zaposleni v organizaciji morajo biti poučeni v politikah in postopkih podjetja; Vedno morajo imeti takojšen dostop do priročnika za postopek.

Kaj je priročnik za postopek?

Usposabljanje

Z uporabo dobro napisanega priročnika za postopke lahko podjetje učinkoviteje olajša usposabljanje novih zaposlenih.

Nad usposabljanjem, priročnik za postopek daje trenutnim članom ekipe vir, da poznajo najmanj uporabljene postopke, pri čemer zagotavljajo, da se izvajajo s pravilno formalnostjo in ohranjajo nadzor kakovosti.

Torej zaposleni poznajo svoje funkcije

Zaposleni morajo razumeti, kaj se od njih pričakuje. Nadzorniki potrebujejo priročnik za upravljanje poslovnih procesov. Ko dokumentirate standarde, je tisto, kar je pomembno za rast, kakovost in zadovoljstvo stranke.

Izboljšanje odločanja

S pomočjo politik in postopkov, ki vplivajo na funkcionalno območje.

Izboljšanje komunikacije

Priročnik za učinkovite postopke ponuja ustrezne metode za medresorsko komunikacijo, osebju omogoča, da sodeluje pri reševanju vsakodnevnih težav podjetja, ne da bi bilo potrebno nepotrebno udeležbo na nadzoru.

Cilj Priročnika za postopke mora biti organizirati različne vsebine, da odraža tako načine in medije podjetja, da bi lahko opravljali storitev ali izdelali izdelek z najnižjimi stroški in v najkrajšem možnem času.

Izboljšati zadovoljstvo osebja

Ima dodatno korist od ohranjanja zadovoljstva z delovnim mestom in visoke motivacije zaposlenih.

Kako razložiti priročnik za postopek?

Pred razvojem priročnika za postopek je pomembno razumeti razliko med politiko, centralnim procesom in postopkom.

• Politika je niz osnovnih načel in z njimi povezanih smernic, ki jih je oblikovalo in uporabljalo vodstvo organizacije, da bi usmerili in omejili svoja dejanja pri iskanju dolgoročnih ciljev.
• Osnovni postopek je zaporedje soodvisnih in povezanih postopkov, ki na vsaki stopnji porabijo en ali več virov (čas zaposlenega, energija, stroji, denar) za pretvorbo vložkov v izdelke. Ti rezultati služijo kot vstopnice za naslednjo stopnjo, dokler ne dosežemo znanega objektivnega ali končnega rezultata.
• Postopek je zaporedje dejavnosti ali tečaj fiksnega dejanja, ki ga definirajo koraki (ki vsebujejo jasno določeno začetno in končno točko), ki jih je treba izvesti v istem vrstnem redu, da pravilno določite nalogo.

1. Določite centralne procese

Morate razmišljati o vseh osrednjih procesih, ki jih ima podjetje. Začne se z določitvijo, kateri procesi bodo razmejeni in preslikani v priročnik za postopke, kar bo ustvarilo povzetek vseh želenih postopkov.

Čeprav vsak postopek morda ne bo nameščen, je pomembno vzpostaviti najbolj temeljne in pomembne. Na primer, restavracija bi lahko opredelila osrednje procese o tem, kako je določena jed, vendar je enako pomemben postopek čiščenja restavracij.

Po preslikavi je treba ustvariti seznam osrednjih procesov, ki jih je treba vključiti v priročnik za postopke. Shema bo delovala kot vodnik, da ne bo zapustil nobene naloge, ko začnete pisati priročnik.

2. Napišite uvod

Vključite kratek opis tega, kar vključuje priročnik, ki je usmerjen neposredno na ljudi, ki bodo uporabili priročnik, kaj lahko bralci pričakujejo pri uporabi priročnika in najboljšega načina uporabe priročnika (torej "Preberite ga od začetka do konca "Ali" Uporabite ga kot referenco za iskanje postopkov po potrebi ").

3. Vzpostavite diagram poteka vsakega postopka

Vsak postopek je opredeljen s koraki ali nalogami, ki so potrebne za dokončanje. Če je korak izpuščen, lahko predstavljate izgubo ali odlašanje naročila ali imate okvarjen končni izdelek. Vzpostavitev diagrama toka je določiti potek dela.

Če želite dokončati priročnik, morate začeti z enim postopkom hkrati: začnite s prvim postopkom sheme. Opisani so potrebni koraki za dokončanje postopka, nato pa se vrnejo in zapišejo podrobnosti za vsak korak.

Poskrbeti morate, da je vsak korak jasen in jedrnat. Vsak korak mora navesti dovolj podrobnosti, da lahko vsakdo sledi navodilom.

Recimo, da postopek prodaje ustvarja postopek interneta. Najprej je narejen diagram poteka o tem, kako se sprva kontaktira potencialna stranka po zahtevanih informacijah: s telefonskim klicem, e -pošto ali besedilnim sporočilom.

Če potenciala sprva ne bi bilo mogoče kontaktirati, kolikokrat se sledi prodajni ekipi, s posebnimi skripti za vsak stik.

Ko se obrnete na stranko, je dodeljen drug skript in nabor sledi -odvisno od tega, ali je stranka kupila izdelek ali se odločila počakati.

4. Postopek dostavi drugi osebi, da ga prebere

Pomembno je, da naredite sodelavca ali nekoga, ki ga je znano prebrati in slediti navodilom, ko so napisani. Ta oseba lahko da dragocene pripombe, če obstajajo koraki, ki ne bi mogli dokončati ali ne bi razumeli.

Pripombe, ki temeljijo na komentarjih, se očistijo. Možno je, da morate v navodila prepisati, urejati ali dodati nekaj.

5. Ustvarite kontrolne sezname in obrazce

Za vsak postopek je lažje slediti obrazcu ali kontrolnem seznamu. Zato je treba razviti podrobno predlogo, ki temelji na postopku preslikave.

Če so potrebne posebne informacije, ko stranka vstopi, morate zagotoviti, da ima predloga vse zahtevane informacije, predstavljene na jedrnat način.

Ne smemo domnevati, da se člani skupine spomnijo vsega, kar kaže na postopek, še posebej, ko stranka sedi pred njimi. Preglednice in obrazci morajo biti integrirani kot dodatek k diagramu in postopku.

6. Vključite v priročnik za postopek

Potem ko je bil dodeljen pretočni načrt vsakemu postopku in so bile ustvarjene vse podporne predloge, so vključene v priročnik za celoten postopek. Priročnik je organiziran na podlagi oddelkov.

Na primer, priročnik za postopke bi lahko imel razdelke "prodajo", "operacije" in "distribucijo". Vsak odsek je razdeljen na osrednje procese tega oddelka, običajno v vrstnem redu, v katerem se vsak centralni postopek izvede pri splošni dostavi izdelkov.

V razdelku »Distribucija« bi lahko imeli več glavnih procesov, na primer »Pridobite naročilo«, »embalaža za dostavo«, »pošiljanje« in »Sledite -up«.

Priročnik za postopke je organiziran s tabelo vsebine in vsak postopek je jasno pripravljen s krepkim naslovom.

Z imenom priročnika, tabelo vsebine, uvoda in postopki v vrstnem redu vsebine je vključen pokrov.

Lahko celo postavite zavihke, tako da člani skupine zlahka pregledajo priročnik, da bi jim pomagali najti ustrezne postopke v svojih oddelkih.

Končno se kopije naredijo in razdelijo. Po potrebi morate spodbujati neprekinjene povratne informacije in posodobiti priročnik. Na voljo mora biti priročnik na določenem območju vsake funkcionalne lokacije, ki uporablja politike in postopke.

Primeri ročnih postopkov

-Priročnik za kuhanje hamburgerjev na določen način.

-Priročnik o tem, kako ravnati pred požarom, potresom ali naravno katastrofo.

-Priročnik o tem, kako ravnati pred pritožbami strank ali agresivno stranko.

-Priročnik za izvedbo postopka izbire osebja.

-Priročnik, če želite vedeti, kako delati v restavraciji.

-Priročnik o tem, kako služiti odjemalcu v Amazonu.