Nadzor v administraciji

Kaj je nadzor v administraciji?

On Nadzor v administraciji Nanaša se na vzpostavitev standardov, merjenje resnične uspešnosti delavcev in sprejemanje ustreznih korektivnih ukrepov ob morebitnih odstopanjih od dejavnosti organizacije.

Ko so strategije vzpostavljene in načrti, ki se oblikujejo, ima uprava kot glavno nalogo, da sprejme ustrezne ukrepe za zagotovitev, da se ti načrti izvajajo.

Namen nadzora je zagotoviti, da zaposleni počnejo, kar morajo storiti, saj upravljanje pomeni, da vodijo delo drugih. To je temeljna funkcija upravnega nadzora.

Dober sistem za upravljanje nadzora spodbuja dejanje, ko odkrije pomembne razlike v prvotnem načrtu in jih poudari, da lahko ljudje stvari popravijo. Kontrole se morajo osredotočiti na rezultate.

Funkcija nadzora administracije je lahko odločilni dejavnik organizacijskega uspeha. Vsa podjetja, ki resno jemljejo svoje procese, bi morala razmisliti o izvajanju upravljanja nadzora.

Izvor

V dvajsetih letih prejšnjega stoletja je inženir Henri Fayol razvil splošno teorijo za poslovno upravo, ki so jo mnogi poimenovali Fayolism. Splošno je prepoznan kot eden od ustanoviteljev sodobne metode upravljanja in njegova načela še vedno veljajo več let kasneje.

Fayol je predlagal, da obstaja pet glavnih funkcij upravljanja: načrtovanje, organizacija, usklajevanje, upravljanje in nadzor. In ta načela upravljanja nadzora ali upravljanja sprememb so na voljo v korist podjetja.

Funkcijska funkcija Fayola ostaja pomembna v smislu, da mora upravitelj analizirati odstopanja in narediti potrebne prilagoditve, prejeti povratne informacije o zadevnih procesih.

V teh dneh je mogoče vidike upravljanja izvajati s spletnimi platformami, vendar njena načela in cilji ostajajo enaka.

Zakaj potrebujete nadzor v administraciji?

Nadzor je potreben za zagotovitev, da zaposleni delujejo v prid organizaciji

Če bi vse osebje vedno opravilo najboljše za podjetje, nadzor in celo uprava ne bi bilo potrebno.

Vendar pa včasih zaposleni ne želijo nadaljevati z najboljšim interesom organizacije, zato je treba izvajati vrsto nadzora, da se zaščitijo pred nezaželenim vedenjem, poleg spodbujanja zaželenih dejanj.

Pomembna vrsta težav proti upravnim sistemom nadzora so osebne omejitve. Ljudje ne razumejo vedno, kaj se od njih pričakuje ali kako lahko bolje opravljajo svoje delo, saj jim lahko primanjkuje potrebnih zmogljivosti, usposabljanja ali informacij.

Vam lahko služi: enakovredne enote

Vrste nadzora

Regulativni nadzor

Regulativni nadzor spodbuja doseganje ciljev v politikah upravnega nadzora, saj je rezultat standardnega operativnega postopka in trenutnih politik družbe.

Ključno je, da se uskladi s cilji organizacije, kot je zadovoljstvo strank, z regulativnimi kontrolami, kot so postopki in politike podjetja. Pomembno je doseči pravo vrsto ravnotežja med zelo malo in preveč upravnega nadzora. Obstajajo tri vrste regulativnih kontrol:

• Birokratski.
• Finančno.
• Kakovost.

Birokratski nadzor

Birokratski nadzor izhaja iz oblasti, zaradi položaja osebe v ponudbi podjetja. Višja kot je hierarhija podjetja, več nadzora boste imeli glede operativnih politik in postopkov.

Najpomembnejše vprašanje za ta nadzor je, kako ohraniti verigo poveljevanja in ustvariti prožnost znotraj sistema. Možno je s standardnim operativnim postopkom, ki prenese vso odgovornost za spuščeno ukazno verigo.

Finančni nadzor

Finančni nadzor vključuje pomembne cilje, povezane s financami, za katere je odgovorno poslovodstvo. Je bolj priljubljen med več strateškimi poslovnimi enotami.

Menedžerji so odgovorni za vzdrževanje usklajenih stroškov in doseganje finančnih ciljev, ki prispevajo k splošni dobičkonosnosti podjetja.

Nadzor kakovosti

Ta vrsta nadzora vpliva na končni rezultat izdelka ali storitve, ki jo ponuja strankam. V tem nadzoru morate zagotoviti, da obstaja prostor za standardizacijo in ustvarjalnost.

Regulativni nadzor

Temelji na sprejetih akcijskih vzorcih, ki urejajo vodstvo in vedenje zaposlenih. Pomaga razumeti določena vedenja, ki so sprejemljiva in ki je manj sprejemljiva. Regulativni nadzor vključuje dve vrsti standardov:

• Timski standardi

So neformalna pravila, s katerimi se člani ekipe zavedajo svojih odgovornosti. Tako člani ekipe sčasoma sodelujejo med seboj, saj vsi skozi fazo rasti.

Vam lahko služi: obratni kapital

To je močan vpliv na vedenje in izkaže se, da je sestavni del upravnega nadzora.

• Organizacijski kulturni standardi

Ta vrsta upravnega nadzora temelji na organizacijski kulturi in vključuje skupne vrednote, obrede in prepričanja organizacije. Timsko delo in sodelovanje sta pomembna za uskladitev standardov in ciljev.

Faze upravljanja nadzora

Glede na velikost organizacije eden ali več ljudi sodeluje pri nadzoru

Nadzor ima več faz:

Določiti standarde

Standardi so merila, ki so določena za oceno uspešnosti. V načrtovanju so izbrane točke, ki merijo uspešnost, tako da lahko menedžerji prejemajo kazalnike o tem, kako vse poteka, zato vam ni treba spremljati vsakega koraka pri izvedbi načrta.

Ti standardizirani elementi predstavljajo merljive cilje, ki so za nadzor še posebej pomembni. Na primer, v industrijskem podjetju lahko standardizirate proizvodne in prodajne cilje, cilje dela, varnostne evidence itd.

Po drugi strani pa lahko v servisni industriji standardi vključujejo čas, ki ga morajo stranke počakati na repu banke ali število novih kupcev, ki jih pritegne oglaševalska kampanja.

Meriti uspešnost

Merjenje uspešnosti je treba izvesti glede na standarde z namenom prihodnosti, tako da je mogoče zaznati odstopanja, preden se pojavijo, pri čemer se izognete ustreznim dejanjem.

Če so bili standardi pravilno izdelani in so na voljo mehanizmi, da natančno določite, kaj delajo zaposleni, je zelo enostavno oceniti resnične ali pričakovane uspešnosti.

Na primer, lahko je povsem enostavno vzpostaviti standard delovnega časa za izdelavo masivnega proizvodnega članka in je lahko enako enostavno meriti uspešnost glede na ta standard pri edinstvenih vrstah dela.

Vendar pa obstaja veliko dejavnosti, za katere je težko razvijati natančne standarde in veliko dejavnosti je težko izmeriti. Na primer, nadzor nad delom upravitelja delovnih razmerij ni preprosto, saj ni enostavno razviti definiranih standardov.

Vrhunec te vrste upravitelja temelji na netočnih standardih, kot so odnos sindikatov, navdušenje in zvestoba podrejenih, indeks rotacije dela itd.

Ugotovite, ali zmogljivost sovpada s standardom

To je enostaven, a pomemben korak v procesu nadzora. To pomeni, da primerjamo rezultate, pridobljene z že uveljavljenimi standardi. Če zmogljivost sovpada s standardom, lahko menedžerji domnevajo, da je vse pod nadzorom. V tem primeru upravljavcem ni treba posegati v delovanje organizacije.

Vam lahko služi: Matrix Organizacija: značilnosti in primeri

Sprejeti korektivne ukrepe

Ta korak postane bistven, ko uspešnost ne ustreza standardu in analiza kaže, da so potrebna korektivna dejanja. Ta korektivna dejanja bi lahko pomenila spremembo ene ali več dejavnosti poslovanja podjetja.

Na primer, vodja podružnice banke bi lahko ugotovil, da je potrebnih več bankomatov, da bi dosegli prej uveljavljeni standard petih minut stranke.

Nadzor lahko prikaže tudi obstoj nedopustnih standardov. Korektivni ukrep v tem primeru lahko pomeni spremeniti prvotni standard, namesto da bi spremenil uspešnost.

Razen če menedžerji ne vidijo nadzora, dokler njihov zaključek preprosto ne bo spremljal uspešnosti, namesto da bi izvajal nadzor. Poudarek bi moral biti vedno oblikovati konstruktivne načine, kako doseči uspešnost v standard, namesto da bi preprosto prepoznali neuspeh.

Kontrolni primeri

Vodje organizacij izvajajo nadzorne dejavnosti vsak dan:

• Upoštevajte, ali določen zaposleni ali oddelek organizacije sledi poslovnim postopkom (birokratski nadzor).
• Upravitelj odobri, da zaposleni ali oddelek opravlja nove potrebne dejavnosti v organizaciji (birokratski nadzor).
• Upravitelj odobri, da zaposleni ali oddelek opravlja stroške (birokratski nadzor).
• Izmerite obračun določenega tedna, tedna ali meseca (finančni nadzor).
• Izmerite stroške enega dne, tedna ali meseca (finančni nadzor).
• Vodja oddelka ali tovarniški vodja ocenjuje povprečno stopnjo kakovosti proizvedenih enot (nadzor kakovosti).
• Upravitelj ocenjuje, ali se upoštevajo pravila, ustanovljena v vodnikih zaposlenih (regulativni nadzor).

Reference

1. Kenneth Merchant (1982). Krmilna funkcija upravljanja. MIT SLOAN. Vzeto od: Sloanreview.MIT.Edu.
2. Delovna delna (2019). Kaj je upravljanje nadzora in zakaj je to estennial? Vzeto od: delovna mesta.com.
3. Hitsh Bhasin (2019). Nadzor upravljanja: Pomen, vrste in značilnosti nadzora upravljanja. Trženje91. Vzet iz: marketing91.com.
4. Idunote (2020). 4 koraki v procesu nadzora pri upravljanju podjetij. Vzet od: idunote.com.
5. Wikipedia, brezplačna enciklopedija (2020). Nadzor (upravljanje). Vzeto od: v.Wikipedija.org.