10 funkcij upravnega asistenta

The Funkcije upravnega asistenta Naloge so pomoči in spremljave za običajne dejavnosti, ki jih je razvilo podjetje. Zato so temeljne za učinkovito delovanje istega.

Te dejavnosti so običajno spremenljive glede na poslovno področje podjetja, kjer delajo. Na primer, v specializiranih pisarnah, kot so pravne študije, imajo udeleženci običajno posebno usposabljanje za izvajanje nekaterih dejavnosti.

Vendar pa obstajajo funkcije, ki so skupne vsem področjem, ki se običajno vrtijo okoli distribucije in upravljanja informacij v uradu. To vključuje organizacijo upravljanja dokumentov, datotek in dogodkov.

Toda te dejavnosti lahko postanejo veliko širše. V nekaterih priložnostih se morajo administrativni udeleženci ukvarjati tudi z obdelavo računovodskih informacij in celo zagotoviti delovanje tehnoloških virov podjetja.

Glavne funkcije upravnega asistenta

1- Upravljanje dokumentov

Ena glavnih funkcij upravnega asistenta je pomagati članom pisarne pri upravljanju dokumentov in datotek.

Običajno je ta naloga povezana s shranjevanjem, organizacijo in upravljanjem datotek. Vendar pa bo ob določenih priložnostih morda tudi pisanje, urejanje in pregled dokumentov.

V nekaterih podjetjih jih celo zahtevajo, da slečejo kartice ali zapiske in zapišejo zapisnike sestankov.

V nekaterih primerih, na primer, ko gre za zakon odvetnikov, je za izpolnjevanje teh funkcij potrebno specializirano usposabljanje: upravni asistent mora razumeti terminologijo in pravne postopke.

Po drugi strani pa upravni pomočniki, ki delajo na področju medicine, potrebujejo drugačno znanje. Morajo imeti potrebno usposabljanje za zdravljenje s pacienti in branje zdravstvenih poročil.

2- Načrtovanje dogodkov

Načrtovanje pisarniških dogodkov je običajno tudi odgovornost upravnih udeležencev. Velikost te odgovornosti je lahko spremenljiva glede na velikost podjetja.

Dogodek je lahko preprosto odbor ali poslovno kosilo, lahko pa je tudi večji kongres ali poslovna stranka. V obeh primerih mora asistent upravljati vsa merila, povezana z dogodkom.

To vključuje stik z dobavitelji, rezervacije, izbiro menijev in dekoracije. Vključuje pa tudi stik, povabilo in potrditev udeležencev, govorcev in govorcev, če je to potrebno.

3- Skrb za uporabnike in obiskovalce iz oči v oči

Pozornost uporabnikov je ponavadi ena najpogostejših nalog za administrativne udeležence. Občinstvo, na katero je pozornost vedno osredotočena na velikost podjetja in njeno poslovno usmerjenost.

V primeru malih podjetij, ki služijo neposredno javnosti, je mogoče, da bi moral upravni asistent prejeti stranke. Ko se to zgodi, je njihovo delo usmerjeno v vodenje in udeležbo med njihovim prehodom skozi objekte podjetja.

V večjih podjetjih se mora administrativni pomočnik udeležiti drugih obiskovalcev kot partnerjev ali velikih dobaviteljev.

V tem primeru bo vaša misija, da jih vodite v skladu z vašim dnevnim redom in sestanki z vodstvom ali drugimi področji podjetja.

4- telefonska in virtualna pozornost

Kategorija uporabniške storitve vključuje telefonsko in virtualno oskrbo. V primeru telefonske oskrbe je vključena orientacija strank in partnerjev ter organizacija in upravljanje programov.

Ko se sklicujejo na virtualno oskrbo, bodo naloge odvisne od kanalov, ki jih je podjetje uredilo za javno službo ali upravljanje informacij.

V nekaterih primerih gre za upravljanje e -pošte, odzivanje, posredovanje ali arhiviranje sporočil, če je potrebno.

V drugih primerih, ko so virtualni komunikacijski kanali bolj raznoliki, je mogoče vključiti druge naloge, na primer pozornost javnosti s pomočjo sistemov klepeta ali celo odzivanje na družbenih omrežij podjetja.

V velikih podjetjih je običajno, da obstaja osebje, ki je posebej osredotočeno na pozornost teh komunikacijskih kanalov. Ko so podjetja majhna, ta naloga običajno ostane v rokah upravnih udeležencev.

5- Uprava za dnevnike

Upravljanje dnevnikov je običajno ena najpomembnejših nalog upravnih udeležencev. Ta odgovornost vključuje prejemanje sestankov in prošenj za sestanke po telefonu, Face -to -Face ali na spletu in njihovo organiziranje na dnevnem redu v skladu z določenimi merili.

Vključuje tudi programiranje sestankov znotraj in zunaj podjetja, delovna kosila in poslovna potovanja.

V teh zadnjih primerih je pomočnik rezervat, hoteli, restavracije ali sejne sobe odgovornost pomočnika po potrebi po potrebi.

6- računovodstvo

V nekaterih priložnostih so administrativni udeleženci odgovorni za spremljanje in registracijo stroškov, ki se pojavijo v podjetju. Te naloge so lahko preproste, na primer registracija nekaterih stroškov na preglednici.

V nekaterih primerih prosimo, da se asistent usposablja za razvoj bolj zapletenih nalog. Na primer, vaše odgovornosti lahko vključujejo predstavitev računovodskih poročil vodstvu.

Običajno je to odvisno od velikosti podjetja. Veliko podjetje ima običajno bolj specializirane vloge; V teh računovodskih informacijah upravlja oseba, najeta v ta namen.

Vendar je ena temeljnih veščin za vsakega upravnega asistenta programska oprema za računovodstvo Office, kot je Microsoft Excel.

7- Tehnološko upravljanje

Tehnološko upravljanje virov je tudi del funkcij upravnih udeležencev. V tem smislu je njegova odgovornost zagotoviti, da vsa potrebna orodja za delovanje podjetja dobro delujejo.

To vključuje varnostno kopijo informacij iz računalniške opreme in protivirusne posodobitve, med drugimi nalogami.

Po drugi strani je vključena uporaba opreme, kot so projektorji in prenosni računalniki. Prav tako pomeni pregled in vzdrževanje potrebne opreme za normalen razvoj dejavnosti, ki so pod njihovimi odgovornostmi.

To ne pomeni, da mora upravni asistent imeti tehnično znanje. Vaše delo je sestavljeno posebej pri najemu tehničnega osebja, ki občasno izvaja vzdrževanje opreme, da se izognete neuspehom.

8- Zbiranje dopisovanja in paketov

Sprejem in dostava dopisovanja in paketa bo funkcija upravnega asistenta. To se bo zavedalo sledenja pošiljanja -po potrebi. Po drugi strani morate dopisovati in jo dostaviti ustreznim oddelkom.

9- Upravljanje podatkov o osebju

Upravni asistent mora nadzorovati osebne podatke podjetja ali zaposlenih v instituciji. To bo služilo, da bo primer potreben, pomožni lahko informacije hitro posreduje. Za to bo poskrbel za pridobitev podatkov o identifikaciji ali interesu vsakega zaposlenega.

10- prepisovanje informacij

Na sestankih je mogoče, da se mora prisotnost upravnega asistenta seznaniti z zgoraj navedenim in ga nato prepisati v pisno obliko. Enako se bo zgodilo, če nekaj pogovorov opravlja zvok in jih je treba prepisati.

Spretnosti upravnega pomočnika

Med spretnostmi in zmogljivostmi upravnega asistenta bi lahko omenili:

- Znanje v pisarni (baza podatkov, preglednice, besedilni procesorji, programi za samostojnost ...).

- Komunikacijske sposobnosti.

- Organizirati.

- Sposobnost upravljanja časa in virov.

- Dober spomin. 

- Spretnost z računalniškimi programi. 

- Spretnost za tipkanje.

- Sposobnost sinteze.

- Zmogljivost za timsko delo.

- Dobra raven pisanja, črkovanja in branja.

- Učinkovitost in produktivnost.